Privacy

Kerstboomwerpen - Lancer de Sapin

Motum vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR)

Als Motum zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

indien u vragen heeft of u wenst ons te contacteren na het doornemen van onze privacyverklaring hieronder, kan dit via motumvzw@gmail.com

 

 

Privacyverklaring

 

Motum vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. 

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Motum vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en -regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

 

Als Motum vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Motum vzw, Jean Vanhaelenlaan 33, 1160 Oudergem

motumvzw@gmail.com

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

 

Uw persoonsgegevens worden door Motum vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten en evenementen van Motum vzw (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
  • Het verwerken van financiële gegevens in de boekhouding (wettelijke verplichting)
  • Het bekomen van sponsoring (gerechtvaardigd belang)

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verzamelen.

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, ...)
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, ...)

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties. 

 

Foto’s 

 

Tijdens onze activiteiten en evenementen nemen we regelmatig foto’s van sfeerbeelden. Deze kunnen worden gepubliceerd op onze website of op onze facebookpagina. Het is evident dat er personen zijn afgebeeld die deelnemen aan deze activiteiten. Indien u als betrokkene toch bezwaar hebt tegen een foto en u wenst dat we een foto verwijderen, gelieve ons te contacteren via motumvzw@gmail.com

 

Verstrekking aan derden – verwerkers 

 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

 

Verstrekking aan derden - ontvangers

 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld) 
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheids- instanties, ...)

 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt.

In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

 

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk)toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen 

 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

 

Bewaartermijn

 

Motum vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

Motum vzw verbindt zich er toe om de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste contact van de persoon. Tenzij de gegevens nodig zijn voor historische en statistische doeleinden.

 

Gegevens die moeten worden bijgehouden voor de wetgeving inzage de boekhouding van een vzw blijven 7 jaar bewaard. 

 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

  • Alle personen die namens Motum vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van het belang van bescherming van personengegevens
  • Aan onze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

 

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Tevens kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken 

 

Klachten

 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. 

 

Wijziging privacy statement

 

Motum vzw kan zijn privacy statement wijzigen.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.